Documentar los procesos y procedimientos que se detectaron como área de oportunidad basándose en las mejores practicas
Iniciar con procesos de madurez en gestión de proyectos basados en el estándar OPM3; 1) Lenguaje común
Delimitar y formalizar el alcance, esto permitirá acotar más los costos y el tiempo.
Definir y secuenciar las actividades.
Enumerar, analizar y ponderar los riesgos, e implementar un plan para afrontarlos.
Formalizar un plan de comunicación que involucre e informe más a las personas afectadas por el proyecto. Implementar y formalizar una RACI que permita delegar a cada recurso su responsabilidad y minimizar impactos por malos entendidos acerca de roles y responsabilidades.
Documentar todas las recomendaciones anteriores.
Documentar lecciones aprendidas.
Dado el corte humanista/artístico de los proyectos de esta ONG, y que el entregable o resultado puede resultar muy intangible, se recomienda implementar instrumentos y métricas de medición de resultados obtenidos (e.g. encuestas en línea) para poder entregar o rendir mejores cuentas a los patrocinadores e incrementar las posibilidades de éxito y futuro patrocinio de más proyectos.
Se recomienda que tomen los cursos de gestión de proyectos del BID, así como designar un responsable de implementar las herramientas, gradualmente ir consolidando una metodología que le permita replicar el modelo de investigación, ya que su objetivo es tener la información de todo el territorio mexicano respecto a la mortalidad materna.
Establecer los riesgos asociados a cada proyecto Desarrollar una gestión de los interesados Establecer los indicadores de evaluación de cada proyecto, (KPIS) Desarrollar el proceso de gestión de cambios para los proyectos
La recomendación es definir bien proyectos a nivel de Alcance y tiempos ya que siguen sus programas educativos, pero falta definir bien si estos son exitosos o no. A lo mejor cada niño es un proyecto con el fin de tener un proyecto de vida.
La parte urgente para ellos es el fondeo del proyecto.
Revisar el plan de trabajo y detallarlo a nivel tarea, para revisar dependencias y factibilidad de fechas propuestas.
La principal recomendación, incluso antes de entrar a la gestión de proyectos dentro de la organización, sería un proceso de institucionalización o definición de las estructuras, procesos responsabilidades y actividades de cada área de Yolia. Por su parte las recomendaciones en cuanto a la gestión de proyectos es principalmente una etapa de capacitación para las diferentes áreas de la organización, y al mismo tiempo iniciar un proceso para empezar a implementar los conceptos, herramientas y forma de gestión de proyectos que maneja el PMI, para ello es recomendable tomar como base la metodología PM4R ya que al simplificar los conceptos facilitaría la adopción en la organización. En cuanto a las capacitaciones es recomendable enfocarse un poco más en las ideas que toma PMI más que las herramientas mismas de la metodología PM4R, ya que la organización presenta bajos niveles de cooperación, compromiso entre las áreas, comunicación entre las mismas y toma de decisiones centralizadas.
Tomar el curso de PM4R por parte de la Gerente del Proyecto y si es posible también por su equipo. Completar la planificación del proyecto para incluir las herramientas del PM4R, apoyar a la Gerente del Proyecto a generar un equipo integrado.
Definir un proceso para estandarizar la ejecución de proyectos, contar con una planeación a la cual se le dé seguimiento y se tengan mecanismos para identificar proactivamente desviaciones y tomar acciones de mitigación
Separar las actividades ágiles de las predictivas, ejecutar proyectos acordes a la capacidad de la organización para introducir el cambio
Estandarizar la práctica de gestión de proyectos asegurando que todos se basen en ello
Definir y estandarizar las prácticas de gestión de proyectos
